domingo, 16 de octubre de 2011

RESEÑA LIMITES DEL SISTEMA Y EL MEDIO AMBIENTE

Para poder desaparecer el paradigma que se tiene con respecto al medio y el límite del sistema primero se tiene que identificar, desde el punto de vista objetivo, las definiciones de los puntos anteriores.
Para un sistema, la perspectiva tradicional consiste en ver al limite confinado a un espacio físico, sin analizar lo que se encuentra fuera de éste (medio); ésta perspectiva limita la comprensión del sistema en las relaciones de los elementos que lo conforman y la interacción de éste con otros sistemas.
En la actualidad el medio y los límites del sistema se definen bajo las siguientes perspectivas:
Medio: son las partes que interactúan con el sistema y los afecta directamente, estos no se pueden controlar.
Limites: Se determinan de acuerdo al problema que enfrente el sistema y se relacionan recíprocamente con el medio, sobre éstos el analista sí tiene control y puede determinarlos.

2.11 MODELO GENERAL DE UN SISTEMA Y SU MEDIO

APLICACIÓN DE LA MEJORÍA DE LOS SISTEMAS Y DISEÑO DE SISTEMAS

            La mejoría de los sistemas se refiere al proceso de asegurar que un determinado sistema opere en condiciones normales o cerca del estándar, para esto es necesario identificar cuáles son las posibles causas de desviación que puedan afectar el funcionamiento adecuado del sistema y cómo puede hacerse para que éste produzca mejores resultados que lo acerquen a su operación óptima.
 
         El caso que analice fue acerca de una propuesta para la mejora de atención al cliente en el reparto de garrafones de agua a domicilio, de la empresa agua purificada ultrapura de Veracruz II, ubicada en la Ranchería Norte 2da. Sección perteneciente a Comalcalco Tabasco.

Dentro de este contexto el sistema es la empresa agua purificada ultrapura de Veracruz II, la cual atraviesa un problema muy importante, ya que las operaciones básicas que realiza este sistema es ofrecer la mejor agua purificada y brindar un servicio de calidad de entrega de garrafones no están operando de manera normal, lo que ha provocado que en los últimos meses haya disminuido la demanda y por ende las ventas del producto (agua en garrafones de 20 Lts). Es necesario identificar cuales son las partes o subsistemas componentes que están generando este problema para la empresa y que en caso de no solucionarse podría ocasionar el cierre de la empresa en esta localidad. Aquí los dos posibles subsistemas que deben analizarse es el sistema de purificación y llenado y el sistema de reparto.

En el primer subsistema se comprobó que el proceso de purificación y llenado cumplían con todas las normas y especificaciones necesarias y por lo tanto no estaban afectando al sistema, esto nos lleva a deducir por lógica que el subsistema de reparto es quien podría estar ocasionando esta desviación al sistema al no cumplir con un servicio atento y amable, tener un personal capacitado para el manejo adecuado del producto, garrafones en buen estado y abastecer en tiempo y forma.

De acuerdo a la investigación documentada de este caso se comprueba la suposición mencionada, ahora lo importante es identificar realmente que es lo que está ocasionando esta desviación al subsistema de reparto y plantear una propuesta para mejorar el sistema y que este opere de acuerdo a su condición óptima.

En este caso para encontrar las posibles causas que estaban originando este desequilibrio en el sistema, se hicieron uso de las herramientas de calidad, utilizando principalmente la: Herramienta del Seis Sigma DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar “Improve” y Controlar), Diagrama de Pareto y Diagrama Causa – Efecto. Estas herramientas permitieron estratificar el problema para un mejor análisis y de esta manera encontrar esas desviaciones que no permitían la correcta operación del sistema.

Mediante estas herramientas se obtuvo que las causas potenciales que originaban este problema al subsistema y por consiguiente al sistema, era principalmente que los garrafones se encontraban en mal estado, lo que ocasionaba una desconfianza significativa en sus clientes generando incertidumbre en la calidad del agua, motivo suficiente para no consumir más agua de esta empresa e irse con la competencia.

El mal estado de los garrafones se debía principalmente a que el equipo de reparto de agua no era el adecuado, ya que eran vehículos muy pequeños que no contaban con el espacio suficiente para colocar los garrafones de manera adecuada, sino que colocaban unos encima de otros; otro factor era que el lugar de almacenaje era muy reducido, lo que ocasionaba un incorrecto almacenamiento de los garrafones (unos encima de otros); el tercer factor era el personal que manejaba al producto de manera incorrecta, es decir, al no tener una capacitación del manejo correcto y conservación de los garrafones, generaba poco interés en conservar una buena imagen en sus productos y solo cumplir con la mayor venta diaria.

Otra causa potencial era el método de manejo o servicio que se le ofrecía al cliente, ya que la mayoría de los repartidores no realizaban el servicio con una atención amable y cordial, no llegar a tiempo para reabastecer, olvido tanto del chofer como del ayudante al momento de realizar una entrega.

Todo esto representa los principales desvíos a solucionar, ya que el diseño de este sistema establece que el subsistema de reparto debe operar eficaz y eficientemente a través de un servicio al cliente atento y amable, reabastecer en tiempo y forma, utilizar solo la capacidad disponible de los vehículos y no excederse y en general brindar un servicio de calidad para que la empresa pueda ganar más clientes y obtener mayores ganancias.

Para mejorar el sistema y hacer que opere en las condiciones establecidas por el diseño se propone lo siguiente: Con respecto al equipo de reparto del agua se propone no exceder la capacidad disponible o adaptarle a las camionetas una estructura que vaya acorde con las medidas de los garrafones con la finalidad de un mejor acomodo y no maltratarlos. Para el lugar de almacenaje se propone habilitar un área adecuada para el acomodo de los garrafones sin deteriorase al almacenarse. Para el personal de reparto se le debe brindar una capacitación y adiestramiento acerca del manejo adecuado de los garrafones, para que estos  a su vez tengan una vida útil mayor y no se deterioren rápidamente, también se les debe sensibilizar para crear una conciencia de servicio amable a través de la filosofía “el cliente es primero” y proporcionarles una hoja de registro de sus clientes reales y potenciales para que el servicio de entrega sea eficaz y eficiente.

Esto proporciona una mejora sustancial a la problemática que enfrenta el sistema y hará que éste vuelva a operar dentro de sus condiciones normales u óptimas; debo enfatizar que el sistema y sus subsistemas deben mejorarse continuamente con la finalidad de no sufrir otro desequilibrio entre sus elementos y no llegar a la entropía, por lo que es necesario mantenerse en homeóstasis y sinergia.

En conclusión comprendemos que el sistema como tal era la empresa agua purificada ultrapura de Veracruz II, dicho sistema sufría una desviación al no operar acorde con lo diseñado, ya que su objetivo era captar un mayor segmento de mercado y obtener utilidades, objetivo que se veía muy lejos ya que la demanda de su producto decrecía y por lo tanto las ventas igual habían disminuido. Así mismo las operaciones básicas de éste sistema eran: ofrecer agua purificada con la mejor calidad y un servicio de entrega a domicilio eficaz y eficientemente, y si estas operaciones no se estaban realizando normalmente estaban ocasionando que el objetivo del sistema no se cumpliera. Para encontrar cuales eran las posibles causas de esta desviación se analizaron los subsistemas componentes, los cuales fueron el subsistema de purificación y llenado y el subsistema de reparto, encontrando el origen de tal problema en el subsistema de reparto; ya que no operaba eficaz y eficientemente, por lo que se analizó minuciosamente para detectar los factores que causaban esta problemática, encontrándose que los garrafones estaban en mal estado, ocasionados por utilizar vehículos inadecuados, un área de almacenamiento reducido, un personal no capacitado para el manejo adecuado de los garrafones y un pésimo trato al cliente, lo que generaba inconformidad en los clientes reales y potenciales y era motivo suficiente para irse con la competencia. Las mejoras a este sistema fueron: utilizar la capacidad disponible de los vehículos y no exceder ésta o en su defecto adaptar una estructura para llevar garrafones adicionales y bien acomodados, habilitar un área de almacenamiento más amplia para no deteriorar a los garrafones en su almacenaje, capacitar y adiestrar al personal para un manejo adecuado de los garrafones al hacer su trabajo y de ésta manera conservarlos en buen estado y sensibilizar a los repartidores de garrafones que el clientes es primero y como tal brindarle un trato amable, atento y de calidad. Estas mejoras eran de vital importancia ya que permitían operar al subsistema de reparto de manera normal o estándar y por lo tanto el sistema mejoraría operando de manera óptima acorde con lo establecido, de no haber realizado estas mejoras al sistema lo más seguro es que la empresa hubiese cerrado al ya no tener clientes (demanda) y consecuentemente tener muchas pérdidas financieras.     

   Finalizo este análisis diciendo que mejorar el sistema es un proceso de cambio y transformación para ajustar al sistema a su operación normal, pero estoy convencido que es mejor diseñar los sistemas con un enfoque de sistemas.

domingo, 2 de octubre de 2011

2.8 DISEÑO DE SISTEMAS CON UN ENFOQUE DE SISTEMAS

El diseño de sistemas difiere del mejoramiento de sistemas en su perspectiva, métodos y procesos de pensamiento. En la tabla 1.1 se presenta una comparación de estos dos métodos para obtener un cambio. Cuando se aplica el mejoramiento de sistemas, las preguntas que surgen se relacionan al funcionamiento apropiado de los sistemas como existen: generalmente se establece el diseño de los sistemas y se enfatiza el asegurar que este opere de acuerdo a la especificación. Por otro lado, el enfoque de sistemas es básicamente una metodología de diseño, y como tal, cuestiona la misma naturaleza del sistema y su papel en el contexto de un sistema mayor. La primera pregunta que surge cuando se aplica el enfoque de sistemas, se refiere al propósito de la existencia del sistema; este requiere una comprensión del sistema en relación con todos los demás sistemas mayores y que están en interfaz con este mismo. A esta perspectiva se le llama Extrospectiva.


Lo anterior debido a que esta procede del sistema hacia el exterior, en contraste con el mejoramiento de sistemas que es introspectivo, ya que procede del sistema hacia el interior. También se expresó que el mejoramiento de sistemas es el englobamiento del método analítico por el cual se estudian la condición de los sistemas componentes y sus elementos respectivos mediante deducción y reducción para determinar la causa de las desviaciones de los resultados esperados o intentados. El enfoque de sistemas procede de lo particular a lo general, e infiere el diseño del mejor sistema, mediante un proceso de inducción y síntesis.

Diseñar el sistema total significa crear una configuración de sistema que sea óptimo. No estamos intentando en este punto explicar dónde y cómo se Logra lo óptimo. Es suficiente comparar la jerarquía limitada del mejoramiento de sistemas con la panorámica ilimitada del enfoque de sistemas.

El enfoque de sistemas es un método de investigación, una forma de pensar, que enfatiza el sistema total, en vez de sistemas componentes, se esfuerza por optimizar la eficacia del sistema total en lugar de mejorar la eficiencia de sistemas cercanos. El enfoque de sistemas calcula el mejoramiento de sistemas, el cual busca Las causas del mal funcionamiento dentro de los límites de los sistemas, rehusando agrandar los límites en los sistemas y extender la investigación con diseños alternos más allá de los límites de los sistemas inmediatos. Restaurar un sistema a su especificación de diseño no es cuestionar los supuestos y objetivos originales que impulsaron el diseño original del sistema. Los supuestos y objetivos pueden ser erróneos u obsoletos. Además, el enfoque de sistemas coloca al planificador en el papel de líder, en vez de seguidor, y considera el rediseño y configuraciones de sistemas, mediante el intento de eliminar barreras legales y geográficas, que impiden la internalización de los efectos secundarios de difusión.

En contraste con la metodología de cambio a la que llamamos mejoramiento de sistemas, el enfoque de sistemas es una metodología de diseño caracterizada por lo siguiente:
1. Se define el problema en relación a los sistemas superordinales, o sistemas a los cuales pertenece el sistema en cuestión y está relacionado mediante aspectos comunes en los objetivos.
2. Los objetivos del sistema generalmente no se basan en el contexto de subsistemas, sino que deben revisarse en relación a sistemas mayores o al sistema total.
3. Los diseños actuales deben evaluarse en términos de costos de oportunidad o del grado de divergencias del sistema del diseño óptimo.
4. El diseño óptimo generalmente no puede encontrarse incrementadamente cerca de las formas presentes adoptadas. Este involucra la planeación, evaluación e implantación de nuevas alternativas que ofrecen salidas innovadoras y creativas para el sistema total.
5. El diseño de sistemas y el paradigma de sistemas involucran procesos de pensamiento como inducción y síntesis, que difieren de los métodos de deducción y reducción utilizados para obtener un mejoramiento de sistemas a través del paradigma de ciencia.
6. El planeamiento se concibe como un proceso por el cual el planificador asume el papel de líder en vez de seguidor. El planificador debe animar la elección de alternativas que alivien a incluso se opongan, en Lugar de reforzar los efectos y tendencias no deseados de diseños de sistemas anteriores.

Bibliografía:
Libro: Teoría General de sistemas
Autor: John P. Van Gigch,
Editorial: Trillas
Págs. 24 a 29.


2.7 DIFERENCIA DE LA MEJORÍA DE SISTEMAS

El tratamiento de los problemas de los sistemas mediante el mejoramiento en la operación de sistemas existentes, está destinado a fallar. El mejoramiento de sistemas no puede dar resultados solo en el contexto limitado de pequeños sistemas con interdependencias insignificantes con otros sistemas -una condición que no ocurre muy a menudo. Las razones para el fracaso de la filosofía del mejoramiento de sistemas pueden ligarse a algunas de las siguientes.

Búsqueda de causas de mal funcionamiento dentro de los límites del sistema

Cuando ocurre un mal funcionamiento de sistema, existe una tendencia natural a buscar las causas dentro del sistema, es decir, culpar del mal funcionamiento a la desviación que uno de los subsistemas hace de su conducta normal. La metodología del mejoramiento de sistemas se basa en el enfoque analítico o paradigma de ciencia, el cual predica una limitación de las causas del mal funcionamiento dentro de los límites del sistema. Cuando tratamos la falta de apetito de un niño, descartamos la seriedad de la enfermedad atribuyéndola a causas dentro del sistema, como por ejemplo, demasiada comida ingerida anteriormente o un virus. Es solamente cuando el apetito del niño no se recupera en un corto plazo, que comenzamos a sospechar causas fuera de su medio; es decir, se traen al cuadro otros sistemas.

La exposición razonada del mejoramiento de sistemas, tiende a justificar sistemas como fines en sí mismos, sin considerar que un sistema existe solo para satisfacer los requerimientos de sistemas mayores en los cuales este mismo está incluido. Un caso en cuestión lo proporciona un sistema de educación en el cual los administradores están interesados únicamente en la solución de problemas operantes internos. El síndrome de mejoramiento de sistemas remplaza objetivos a largo plazo con otros inmediatos y oculta la misma razón de existencia del sistema. La justificación de un sistema de educación debe satisfacer las demandas de la comunidad a largo plazo y proporcionar empleos para sus graduados. Cuando estos últimos dejan el sistema y no pueden encontrar trabajo, es el sistema de educación el que esta parcialmente defectuoso. La causa de este mal funcionamiento no puede atribuirse solamente a las razones encontradas dentro del sistema, como por ejemplo, defectos de estructura u operación. Debe diagnosticarse y corregirse la función mediante la planeación de las salidas del sistema de educación en relación con las demandas de otros sistemas con los cuales se interrelaciona.

Restauración del sistema a la normalidad

El mejoramiento de sistemas se basa en la identificación de desviaciones entre la operación real de un sistema y lo que generalmente se denomina "normal" o "estándar". Después de que se han especificado esas desviaciones, se identifica su causa a fin de corregir malos funcionamientos. El camino para corregir muchos problemas de sistemas sigue esta línea de ataque. Un ejemplo lo proporciona el sistema de bienestar social, a menudo perjudicial. Un extenso estudio de la situación revela que tratar de resolver los problemas internos del sistema como existe en el presente, no proporciona efectos duraderos. En el mejor de los casos, nuestros esfuerzos reducen la fluctuación de bienestar temporalmente y, en el proceso, afectan la entrada de muchas familias e individuos necesitados. No puede resultar una solución duradera de un mejoramiento en la operación de los sistemas existentes en la actualidad. Esta requiere un rediseño completo. Lo que se necesita no es otra investigación para determinar que tantos receptores de bienestar están "engañando" (es decir, encontrar las desviaciones entre las operaciones reales y las reglas o normas establecidas). Un mejoramiento de operaciones no es un mejoramiento duradero. Debemos rediseñar el sistema que proporciona ayuda al que se encuentra en desventaja. El mal funcionamiento de los sistemas actuales está compuesto por cambios parciales desunidos en los sistemas y sus componentes. Lo que se necesita es una reparación completa del sistema total, un nuevo diseño de sistemas.

Supuestos y objetivos incorrectos y obsoletos

No es cosa del otro mundo encontrar organizaciones en las cuales la formulación de supuestos y objetivos no hayan sido expresados en forma explícita. En este contexto no tiene sentido fomentar el mejoramiento de sistemas. Cuando no existen los estándares, los autores de las decisiones carecen de dirección y no pueden determinar la eficacia de su política.

Muchos de nuestros mejoramientos de sistemas se emprenden bajo razones erróneas y conducen a soluciones que son peores que la situación que intentaron resolver. Muchos ejemplos de mejoramiento de sistemas dan origen a supuestos y objetivos defectuosos. Un ejemplo es el intento para resolver el problema de la congestión en las vias rápidas, es decir, la construcción de más vias para incrementar su capacidad. Ninguna ciudad es inmune a este síndrome. Cuando ocurren cuellos de botella, se ordena un cálculo de tráfico y se toma una decisión para ampliar la calle o vía publica de manera que puedan circular más autos y más tráfico. Es obvio que el agregar vias es un mejoramiento de sistemas en el mejor sentido de la palabra. Sin embargo, este mejoramiento será por corto tiempo, debido a que está basado en supuestos y objetivos erróneos. Durante un tiempo, el agregar vias alivia la congestión. Sin embargo, las nuevas vias pronto estarán congestionadas con más automóviles, lo que a su vez requiere más concreto -un circulo vicioso que solo terminara después de que nos hayamos abierto paso muchas veces.

La fundamentación de este tipo de mejoramiento se basa en supuestos fuertemente sostenidos que son difíciles de cambiar. La necesidad de construir vias públicas supone que no hay las suficientes y que los viajeros quieren llegar a su destino tan pronto como sea posible y en línea recta. Estos supuestos pueden ya no ser validos al tiempo cuando el sistema interestatal de vias publicas como se concibió originalmente este casi completo y cuando nos demos cuenta de que mas vias publicas y más amplias, no necesariamente proporcionan mayor fluidez en la carretera. Además, los ciudadanos han expresado el deseo de preservar la belleza escénica y están dispuestos a pagar más por una ruta que la conserve. Persistir en "mejorar" el sistema de vias públicas es hacer caso omiso del hecho de que las premisas originales en las cuales se diseño el sistema han cambiado. Mejorar un concepto de diseño obsoleto debe conducir a algo menor que el sistema óptimo. En vez de tratar de mejorar el sistema de carreteras se deberían buscar alternativas en la escala de los sistemas más grandes -es decir, en la escala del sistema de transporte.

¿Planificador líder" o "planificador seguidor"?

Otra manifestación del problema de mantener los supuestos incorrectos y buscar los objetivos erróneos puede referirse a conceptos diferentes del planeamiento y del papel del planificador. Desde un punto de vista, el planear para las necesidades sociales, es un proceso que da por hecho las tendencias actuales y simplemente las extrapola para determinar la forma de los sistemas por venir. En este punto, la planificación se basa en la premisa de que las fuerzas que dan forma a las tendencias actuales, son irreversibles e intocables. A esto se le llama "planear para satisfacer las tendencias". Lo cual permite que las fuerzas actúen sobre los eventos para dictar las necesidades. Desde otro punto de vista, que hemos decidido llamar "planear para influir en las tendencias", el planificador se esfuerza por determinar los efectos objetables de las tendencias actuales y trata de animar la elección de las alternativas que se opongan a ellas. Desde esta perspectiva del planeamiento, es imperativo percibir los efectos adversos de las posibles alternativas antes de que se implementen, y proporcionar incentivos para evitar resultados indeseables.

Es obvio que el papel del planificador difiere en las dos clases de planeamiento descritas anteriormente. En una, el planificador desempeña el papel de seguidor, y en la otra, el papel de líder. Cuando el planeamiento encabeza, este anticipa el impacto de diseño en vez de ser simultánea. El planear entonces funciona como se pensaba, es decir, promover y diseñar un crecimiento ordenado, en lugar de dejar que este suceda o que los resultados se produzcan sin influir en las fuerzas que lo forman.

En la actualidad, cuando las personas van en sus automóviles al centro de las grandes ciudades, se construyen con más frecuencia vias rápidas adicionales, puentes y estacionamientos para satisfacer estos requerimientos. El planeamiento y el planificador están renuentes a influir o interferir en los hábitos adquiridos y tendencias establecidas. Ellos consideran al individuo y sus idiosincrasias como sagrados e intocables. Otro ejemplo ilustrara con mayor detalle este punto. Estudios sobre la población de aeropuertos muestran que del 15 al 50% de la población del aeropuerto estimada diariamente puede consistir de visitantes quienes van al aeropuerto a despedir a sus parientes y amigos. El resto de la población está compuesta por pasajeros y empleados, quienes puede decirse que tienen negocios legítimos que tramitar ahí. La amplia variedad en los porcentajes puede presumiblemente atribuirse a la dificultad relativa o facilidad de acceso entre diferentes aeropuertos, o a la alternativa de instalaciones de abordaje proporcionadas en las grandes ciudades. Estos estudios además sugieren que más de una tercera parte de los viajes a un aeropuerto pueden generarlo los visitantes, y el resto, los viajeros y empleados del aeropuerto. En tanto que los porcentajes pueden variar de una ciudad a otra y de un aeropuerto a otro, corresponde a las autoridades locales considerarlos, antes de emprender proyectos para construir vias rápidas adicionales para dar servicio a los aeropuertos con un tráfico creciente. 

Generalmente, los planificadores de ciudades, vias rápidas y aeropuertos juegan con las tendencias actuales, y nunca cuestionan la premisa que deben continuar los viajes innecesarios. Agrandan los aeropuertos y vias rápidas, y comprometen fondos y recursos, para dar servicio tanto a viajeros como a visitantes. Esto no tiene sentido en absoluto. Dada la elevada proporción de visitantes no viajeros, el planeamiento debe desanimar a estos de entorpecer las vias rápidas, proporcionando alternativas e instalaciones adecuadas para ellos, para encontrar y saludar a sus amigos. Esto evitara la necesidad de construir mas vias para dar servicio a lo que obviamente es un tráfico innecesario.

        Siempre nos hemos defendido de intentar cambiar tendencias y de tomar la delantera para influir en las necesidades. Esto se ha hecho en nombre de la libertad del individuo, el llamado derecho inalienable del individuo de hacer lo que le plazca. Hemos llegado al punto en que al individuo ya no puede permitírsele hacer lo que le plazca. En el caso que se acaba de ilustrar, obviamente no habría el cemento suficiente para pavimentar carreteras que permitieran a todos los que no viajen, el acceso a los aeropuertos. Necesitamos imponer algunas restricciones sobre los viajes innecesarios e influir en su naturaleza y composición. Sin duda, la libertad y los derechos individuales se encuentran en peligro de corroerse más, a menos que el planificador actué sobre el impacto nocivo de las tendencias actuales y cambie su posición en relación a la infalibilidad de los supuestos largo tiempo sostenidos. La limitación de nuestros recursos naturales y los elaborados por el hombre lo demanda. En el contexto de diseño de sistemas, el planificador debe ser un "planificador líder", en vez de un "planificador seguidor".

Las barreras de las jurisdicciones legales y geográficas

La filosofía del mejoramiento de sistemas no puede competir con la fragmentación legal y geográfica de jurisdicciones que pueden existir entre sistemas y que evitan a los autores de decisiones tomar una acción convenida para resolver los problemas de sistemas. Pueden citarse muchos de estos ejemplos. En el área de los recursos de agua, proporcionar agua donde hay escasez, requiere una consideración del abastecimiento de agua desde una perspectiva regional, interestatal, e incluso intercontinental. La investigación de alternativas posibles generalmente se ve severamente limitada por los requerimientos impuestos por los límites jurisdiccionales legal y geográfico. Un estudio rápido de los distritos de agua en California, revela que cada ciudad ha resuelto el problema de asegurar el agua para sí misma, sobre la base de acuerdos locales o regionales, sin referirse a una política estatal más amplia.

Una multitud de ejemplos ilustran la necesidad de superar las barreras tradicionales antes que pueda Llegarse a su solución. Es obvio que los intentos para mejorar la calidad de vida requerirán más que los estatutos locales que prohíben la descarga de desechos en ciertos ríos, o el quemar las hojas en ciertos lugares. El mejorar las condiciones del medio, no puede hacerse dentro del contexto de los actuales límites legal y geográfico. El advenimiento del transporte supersónico afecta a aeropuertos que no cuentan con las instalaciones suficientes para manejar el aumento en el número de pasajeros a municipios cuyos residentes se quejan de los amenazantes niveles de ruido, y a aéreas cuya atmósfera estará contaminada por los escapes de los grandes aviones. Estos problemas y muchos otros rebasan los límites de las jurisdicciones tradicionales, y tendrán que resolverse en el contexto de un sistema mayor en el cual se incluyan todos los demás sistemas -en resumen, del sistema total.

Descuido de los efectos secundarios

El mejoramiento de sistemas tiende a omitir los efectos no deseados que la operación en un sistema puede causar en los demás. El problema al que ya nos referimos, de controlar la calidad del medio, se centra en crear una agencia de observancia lo suficientemente amplia y poderosa para que abarque todos los intereses, una que pueda estar en posición de imponer requerimientos justos y significativos en todos. Requerir a los automovilistas que usen un equipo de control en los escapes de sus automóviles puede interpretarse como efectivo, solamente en el contexto de una solución que surta efecto al nivel de un sistema mayor, el cual incluya no solo al público, sino a la iniciativa privada, industria, gobierno y milicia.

El mejoramiento de sistemas aislados puede tener repercusiones en otros sistemas, como lo ilustra el loable objetivo de mejorar la salud de la población a fin de incrementar la expectativa de vida. Mientras que la salud mejora, puede en forma aislada parecer benéfico desde el punto de vista del bienestar físico de nuestros ciudadanos ancianos, esta acción debe considerarse en un contexto más amplio, que incluya su bienestar psicológico, así como el físico. Es inútil prolongar la vida (un mejoramiento de sistemas), si las personas ancianas no cuentan con recursos financieros o ratos de ocio para disfrutar su más larga vida. Alargar la vida a través de un mejoramiento en las mediciones de cuidado en la salud, es un ejemplo típico de mejoramiento de sistemas que hace caso omiso de los intereses de sistemas mayores.

Es importante estructurar una "sensibilidad" ante "los riesgos de la suboptimización", un peligro que incluye, seleccionar objetivos para unidades de operación local que no están a tono con los propósitos mayores de la organización como un todo. De cierta manera, surge también el problema cuando la administración se optimiza con respecto a los costos privados, sin referirse a los costos sociales, olvidando por tanto "los costos externos de producción que son virtualmente el acompañante inevitable de los costos internos de producción".

Mejoramiento de sistemas como un método de investigación

Por las razones expuestas anteriormente, el mejoramiento de sistemas y el paradigma de ciencia fallan como métodos útiles de investigación en la búsqueda de soluciones a los problemas de sistemas complejos. El mejoramiento de sistemas tiene una larga historia, está bien parapetada, y tomara mucho tiempo remplazarla. Se ha utilizado bajo nombres diferentes en todas las clases sociales. Los defensores de la simplificación, la reducción de costos y la eficiencia, continúan vendiendo mejoramiento de sistemas bajo diferentes formas a las ciudades, gobiernos, distritos escolares, bibliotecas, e incluso negocios e industrias. Al desarrollarse este tema, argumentaremos por la adopción del enfoque de sistemas o paradigma de sistemas que pueden también llamarse teoría general de sistemas. Todo critico o autor de alguna campaña afirma que su solución es nueva y revolucionaria.

Bibliografía:
Libro: Teoría General de sistemas
Autor: John P. Van Gigch,
Editorial: Trillas
Págs. 20 a 24.

2.6 MEJORÍA DE LOS SISTEMAS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Muchos de los problemas que surgen en los sistemas, se derivan de la incapaci­dad de los administradores, planificadores, analistas y otros similares, para diferen­ciar entre mejoramiento de sistemas y diseño de sistemas. El mejoramiento significa la transformación o cambio que lleva a un sistema más cerca del estándar o de la condición de operación normal. El concepto de mejoramiento lleva la connotación de que el diseño del sistema está definido y que se han establecido las normas para su operación. La palabra mejoramiento no tiene implicaciones éticas respecto de que el cambio proclamado sea bueno o malo. Se puede "mejorar" la operación de un sin­dicato del crimen, así como la operación de una escuela.

El diseño también incluye transformación y cambio, pero el diseño de sistemas difiere tanto del mejoramiento de sistemas, que la totalidad de este libro está escrito para enfatizar las diferencias en el intento, alcance, metodología, moralidad y resul­tados entre el mejoramiento y el diseño. El diseño es un proceso creativo que cues­tiona los supuestos en los cuales se han estructurado Ias formas antiguas. Este demanda una apariencia y enfoque totalmente nuevos, a fin de producir soluciones innovadoras con la inmensa capacidad de curar las enfermedades de la actualidad. Los métodos científicos que conducen hacia el mejoramiento de sistemas tienen su origen en el método científico y se conocen como paradigma de la ciencia. Aque­llos que conducen hacia el diseño de sistemas, se derivan de la teoría general de sis­temas y se conocen como el paradigma de sistemas.

MEJORAMIENTO DE SISTEMAS

El mejoramiento de los sistemas se refiere al proceso de asegurar que un sistema o sistemas operen de acuerdo con las expectativas. Esto implica que se ha implan­tado y establecido el diseño del sistema. En este contexto, el mejorar el sistema se refiere a trazar las causas de desviaciones de las normas operantes establecidas o a investigar cómo puede hacerse para que el sistema produzca mejores resultados -resultados que se acerquen al logro de los objetivos de diseño. Como antes, no se cuestiona el concepto de diseño. Los problemas principales por resolverse son:
  • El sistema no satisface los objetivos establecidos.
  • El sistema no proporciona los resultados predichos.
  • El sistema no opera como se planeo inicialmente.
Para resolver estos problemas y mejorar la operación de sistemas generalmente se sigue un procedimiento definido que puede ilustrarse mediante ejemplos. Se encuentra poco usual cuando un auto no acelera apropiadamente debido a que tene­mos una muy Buena idea de lo que una aceleración normal debiera ser. Buscamos las razones o explicaciones para la diferencia entre la operación real y la esperada. El auto no satisface las especificaciones u objetivos de diseño, no proporciona los resultados predichos y no opera como lo planeo  originalmente el fabricante. En cierta forma, el mismo razonamiento se aplica cuando encontramos que un niño pierde el apetito en las horas de comida. Inmediatamente buscamos una explicación para esta conducta no prevista.

El mejorar la operación del sistema, ya sea un auto o un niño, involucra deter­minar las razones de las desviaciones no esperadas. Esto implica la existencia ante­rior de un plan, una especificación, un estándar o una norma de cómo debe operar el sistema, contra el cual puede compararse el funcionamiento real.

Generalmente cuando se nos presenta un problema de mejorar sistemas, pri­mero definimos el problema, un paso que incluye el delimitar el alcance de nuestra investigación. Describimos cuidadosamente la naturaleza del sistema e identificamos sus subsistemas componentes. Para el automóvil, este procedimiento consiste en tratar de localizar las causas posibles del problema. ¿Podría causar la no aceleración un carburador sucio o una gasolina de bajo octanaje? Aquí, los dos posibles subsis­temas que deben investigarse son el subsistema mecánico (el carburador y equipo auxiliar) y el sistema de combustible (la gasolina, sus componentes y aditivos). Para el niño, la falta de apetito debe atribuirse tentativamente a dos causas posibles: haber comido entre comidas (el sistema digestivo del niño, como un subsistema corn­ponente), o un posible virus (el sistema circulatorio del niño como otro subsistema).

Una vez que se ha definido el sistema y encontramos sus subsistemas compo­nentes, se procede mediante un análisis a buscar elementos que pueden proporcionar posibles respuestas a nuestras preguntas.

Partiendo de los hechos conocidos, procedemos por deducción a sacar algunas conclusiones tentativas. Para el auto, podemos descartar el carburador debido a que después de una investigación posterior de ese subsistema particular, encontramos que la maquina ha sido "afinada". Por tanto, limitamos nuestra investigación al subsistema de gasolina e investigamos que clase de gasolina se compro la última vez. La investigación sobre la falta de apetito del niño, nos conducirá a formular pre­guntas adicionales acerca de sus hábitos de alimentación, para probar la validez de la hipótesis que su falta de hambre es debida a que come entre comidas. Si establece­mos que el niño no comió nada desde el desayuno, se rechaza la hipótesis de los bocadillos. La siguiente prueba debe tomar en cuenta su temperatura, por la cual podemos deducir que, de hecho, su enfermedad es más seria. El mejoramiento de sistemas, como una metodología de cambio, se caracteriza por los siguientes pasos:

1.   1. Se define el problema e identifican el sistema y subsistemas componentes.
2. Los estados, condiciones o conductas actuales del sistema se determinan mediante observación.
3. Se comparan las condiciones reales y esperadas de los sistemas, a fin de de­terminar el grado de desviación.
4. Se hipotetizan las razones de esta desviación de acuerdo con los limites de los subsistemas componentes.
5. Se sacan conclusiones de los hechos conocidos, mediante un proceso de deducción y se desintegra el gran problema en subproblemas mediante un proceso de reducción.

Notamos que los pasos que se acaban de mencionar involucran el paradigma de ciencia, que debe su origen a la aplicación del método científico a los problemas de la vida diaria y que llamamos método o enfoque analítico. Estos pasos están funda­mentados en una larga tradición de investigación científica, en particular al pertene­cer esta a las ciencias físicas. Es importante mencionar que el mejoramiento de siste­mas cuando se ve en este contexto procede por introspección; es decir, vamos hacia el interior del sistema y hacia sus elementos y concluimos que la solución de los pro­blemas de un sistema se encuentra dentro de sus límites.

El mejoramiento del sistema se refiere estrictamente a los problemas de opera­ción y se considera que el mal funcionamiento es causado por defectos del contenido o sustancia y asignable a causas especificas, no se cuestiona la función, propósito, estructura y proceso de los sistemas de interfaz. Como una metodología de cambio, el mejoramiento de sistemas ofrece elecciones muy limitadas. Se fomenta el enfoque por el cual se adoptan las soluciones "próximas" para problemas de sistemas com­plejos. Soluciones "próximas" significa que los aspectos innovador y creativo están descartados a favor de soluciones donde solo pequeños cambios o incrementos de las posiciones actualmente sostenidas, son animados o permitidos, a fin de evitar "hacer zozobrar el barco”.

Aunque se usa ampliamente en sus diferentes formas, sin embargo, el mejora­miento de sistemas tiene muchos defectos. Esta acusación contra el mejoramiento de sistemas no debe tomarse a la ligera como si se pensara que no nos interesa en lo per­sonal. En uno u otro momento todos tendemos a utilizar este enfoque para resolver problemas. Es natural adoptar los métodos de mejoramiento de sistemas, dada nuestra educación técnica y nuestro antecedente científico. En una etapa en que se acentúan los logros de la ciencia, en particular los de las ciencias físicas, hemos aprendido a referirnos al método científico y al enfoque analítico como infalibles. Ahora nos damos cuenta que la política de investigación para el mejoramiento en los sistemas, como se concibió por el mejoramiento de sistemas, tiene limitaciones inhe­rentes.

El diseño busca irse de lo específico a lo general, un sistema no esta solo, sino trabaja con otros sistemas de su entorno. Los problemas no son causa únicamente del Sistema, sino también del entorno.

Asegura una renovación del sistema, prevé el sistema óptimo (hablamos de que este sistema produce la implicancia ética). Busca respuesta al problema en sistemas mayores a través de la extrospectiva; busca el problema fuera de nuestro sistema. Usa el Paradigma de Sistemas: todo sistema es parte de uno mayor.

Características:
  • Se define el problema en relación a los sistemas o subsistemas súper ordinales, es decir, que están fuera de mi contexto, pero relacionados por algún objetivo.
  • Sus objetivos generales no se basan en el contexto del subsistema, sino de sistemas mayores.
  • Los diseños actuales deben evaluarse en términos de costos y oportunidades o grado de divergencia con respecto al sistema óptimo.
  • El diseño óptimo generalmente no es el sistema actual sobredimensionado (mejorado varias veces).
  • El diseño de sistemas o paradigma de sistema involucra procesos de pensamiento como la inducción y síntesis.
  • Tiene un planeamiento líder.




Bibliografía:
Libro: Teoría General de sistemas
Autor: John P. Van Gigch,
Editorial: Trillas
Págs. 17 a 19.